年末調整のPDFに入力できない・文字が消えるときの直し方（令和8年分）

11月は年末調整の書類が集まる時期です。
国税庁の「入力用」PDFで扶養控除等申告書を作ろうとして、文字が打てない、保存して開き直したら消えていた、印刷したら端が切れた。こうした相談は毎年のように出ます。

この記事では、国税庁の案内に書かれている直し方を先にまとめ、そのあとで、総務・事務の人が集めた申告書や控除証明書を、外部のサイトにアップロードせずに整理する方法を紹介します。

入力できない・文字が消える：まず「ブラウザで開いていないか」

国税庁の各種申告書のページには、入力用PDFについて次のように書かれています（2026年11月1日に確認）。

• 入力フォームのあるPDF（入力用PDF）は、ブラウザでの閲覧・利用に対応していない
• 入力用PDFは、デスクトップなどの作業場所にダウンロードして保存する
• Adobe Reader を起動し、「ファイルを開く」から保存したPDFを開いて入力する
• Adobe Reader 以外のPDF閲覧ソフトでは、文字入力ができない・一部の文字が印刷されないことがある
• Adobe Reader は最新版に更新する
• セキュリティ設定や、スマートフォン・タブレットでの利用など、環境によっては使えない場合がある

会社のWindowsパソコンでは、PDFをダブルクリックすると Microsoft Edge や Chrome で開くことが多く、この状態で入力すると上のような不具合が起きやすくなります。Adobe Reader を先に起動して、そこから開くのがいちばん確実です。

出典：国税庁「各種申告書・記載例（扶養控除等申告書など）」 https://www.nta.go.jp/users/gensen/nencho/shinkokusyo/index.htm

令和8年分と令和9年分を取り違えていないか

同じページには、今年の年末調整で使う令和8年分の申告書と、来年の給与のために出す令和9年分の扶養控除等申告書が並んでいます。入力したのに会社から「様式が違う」と言われたときは、ファイル名と書類の上の年分を見比べてください。

印刷すると端が見切れる：縮小して印刷する

国税庁のページには、プリンターによっては様式の一部が見切れることがあり、その場合は縮小して印刷するように書かれています。印刷の画面で「ページに合わせる」や倍率（95%など）を選んでください。

控除証明書がPDF（電子データ）しかないとき

生命保険料や地震保険料の控除証明書を、紙ではなく電子データ（XML）で受け取る人が増えています。勤務先がその電子データを受け付けていない場合は、国税庁の「QRコード付証明書等作成システム」で、QRコード付きの控除証明書を作って印刷し、書面として出す方法が案内されています。

電子データで出せるか、紙で出すかは勤務先の受付方法しだいです。総務の人に先に聞いておくと二度手間になりません。

案内：国税庁 e-Tax「QRコード付証明書等作成システムについて」 https://www.e-tax.nta.go.jp/cps/cps.htm

総務の人へ：集めた書類は「外に出さずに」まとめる

社員から集める扶養控除等申告書や保険料控除申告書、控除証明書には、本人と家族の氏名・生年月日・住所、マイナンバー、保険の契約内容が並びます。社内でいちばん漏らしてはいけない書類の一つです。

PDFで集めると、次のような作業が出てきます。

• 1人分の申告書と控除証明書を、1つのPDFにまとめて保存したい
• スキャンしたら横向き・逆さまになったページを直したい
• スキャンしたPDFが重く、容量を減らして保管・送付したい

「PDF 結合」などで検索して出てくる無料サイトの多くは、ファイルをいったん相手のサーバーにアップロードして処理します。マイナンバーの入った書類をそこに上げてよいかは、会社の取扱いのルールで確かめる必要があります。確かめる手間をかけたくないなら、PCの中だけで処理する道具を使うのが確実です。

私たちが作った次のページは、どれもブラウザの中だけで動き、ファイルを送信しません（ページを開いた後にネットを切っても動きます）。

• まとめる：PDF結合（アップロードなし）　大きさの違うページはA4にそろえることもできます
• 向きを直す：PDFの回転を保存する
• 見せない所を消す：PDF墨消し（塗ったページは下の文字ごと消える）
• 軽くする：PDF圧縮（アップロードなし）
• 1人分ずつ分ける：PDFの分割・ページの抜き出し

結合と分割は、パスワードの付いたPDFには使えないことがあります。その場合は、先にパスワードを外してよいかを社内で確かめてください。外し方は PDFのパスワードを解除して保存する方法（Chrome・Edge） にまとめています。

年末調整の書類を、AIに読ませる前に

「扶養の条件が合っているか、ChatGPTに確かめてもらおう」と、申告書の中身をそのまま貼るのはやめておきましょう。マイナンバーや家族の名前は、聞きたいことの答えには要りません。名前や番号を [氏名1] [番号1] のように伏せてから聞けば、答えの質は変わらず、外に出る情報だけが減ります。

何を伏せればよいかは 個人情報のマスキング箇所一覧 に、入れてしまったときの対処は AIに個人情報を入力してしまったら にまとめています。

まとめ

• 入力用PDFはブラウザ非対応。ダウンロードして、Adobe Reader（最新版）から開く
• 令和8年分（今年の年末調整）と令和9年分（来年の扶養控除等申告書）を取り違えない
• 印刷で見切れたら縮小して印刷
• 控除証明書が電子データしかないときは、勤務先の受付方法を聞き、必要ならQRコード付きで印刷
• 集めた書類は、アップロードしない道具でまとめる・直す・軽くする