AI伏せ字ChatGPTに個人情報を入れないための社内ルール例（そのまま使えるひな形つき）
「AIで文面を整えたいけれど、お客様の名前や住所をそのまま貼っていいのか分からない」。
小さな会社ほど、この迷いを一人で抱えがちです。大企業のような情報システム部はなく、でも仕事は早く終わらせたい。
この記事では、10人前後の会社でもすぐに使える、生成AIの社内ルールのひな形と、ルールを守りやすくする工夫をまとめます。
なぜ「入れない」ルールが必要なのか
ChatGPT などの生成AIに貼った文章は、サービスの設定や契約の種類によっては、サービス提供者の側で保存されたり、品質向上のために使われたりすることがあります。
個人情報保護委員会も2023年6月に、生成AIサービスの利用について、個人情報を入力する際の注意を呼びかけています。
つまり、問題は「AIを使うこと」ではなく、何を貼るかです。ルールで決めるべきなのは、この一点です。
ひな形：生成AIの利用ルール（社内向け）
以下は、そのまま社内に配れる形にしています。会社名と担当者を入れ替えて使ってください。
生成AI（ChatGPT 等）の利用ルール
- 使ってよい仕事
文章の下書き・言い換え・要約、アイデア出し、表やメールのひな形づくり。
- 入力してはいけない情報
- お客様・取引先・従業員の 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日
- マイナンバー、口座番号、クレジットカード番号
- 契約金額、未公開の取引条件、社外秘と書かれた資料の中身
- 健康・病歴など、特に配慮が必要な情報
- どうしても具体的な文面が必要なとき
名前や番号を [氏名1]、[電話1] のような伏せ字に置き換えてから 入力する。AIの答えを受け取ったあとで、元に戻す。
- 答えの扱い
AIの答えは必ず人が読み直す。事実・数字・法律に関わる内容は、元の資料で確かめる。
- 迷ったら
入力する前に、担当（〇〇）に聞く。
- 外注先・委託先にも同じルールを渡す
お客様の情報を外注先（記帳代行、デザイン、文字起こし、コールセンターなど）に渡すときは、このルールを一緒に渡し、「許可していない生成AIに入力しない」ことを約束してもらう。
生成AIの入力禁止事項の一覧（種類別）
ひな形の2番を、社員が迷わないように種類別に広げた一覧です。「これは入れていい？」と聞かれたら、この表で答えられるようにしておきます。
入力しない（伏せ字にすれば使ってよい）
- 人を特定できる情報：氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、社員番号・顧客番号
- お金と本人確認の番号：マイナンバー、口座番号、クレジットカード番号、免許証・保険証の番号
- 取引先を特定できる情報：取引先の会社名と担当者名の組み合わせ、請求書・見積書の宛名
伏せ字にしても入力しない
- ログイン情報：パスワード、APIキー、社内システムのURLと認証情報
- 配慮が必要な情報：病歴・健康診断の結果、障害、信条、犯罪歴など（要配慮個人情報）
- 社外秘の中身：未公開の決算・取引条件・契約金額、「社外秘」「取扱注意」と書かれた資料
- 他社から預かった情報：守秘義務の契約がある資料（先方の許可がない限り）
入力してよい
- 「お客様」「ご担当者様」のように、個人を指さない言葉
- 公開済みの情報（自社サイトの文章、公開されている商品説明など）
- 伏せ字に置き換えたあとの文面（[氏名1] 様、[電話1] など）
※ どの区分に入るかは会社や契約で変わります。迷ったものは、ひな形の5番の担当に集めて、この一覧に書き足していくと育ちます。
Wordのひな形一式もあります
このひな形を、そのまま社内で配れるWord形式にまとめました。規程（第1条〜第12条）、貼る前のチェックリスト、社員への周知メール、確認書の4点セットです。
生成AI 社内利用ルール ひな形セット（Word 4点、0円から）：https://micoficial.gumroad.com/l/ai-rule-kit
ルールを「守れる」ものにする5つの工夫
ルールは作っただけでは守られません。忙しいときほど、そのまま貼ってしまいます。
1. 「禁止」より「置き換え」を教える
「個人情報は入れるな」だけだと、AIを使うのをやめるか、こっそり貼るかの二択になります。
伏せ字に置き換えれば使ってよい と決めると、仕事は早いまま、情報は外に出ません。
2. 迷う例を、先に共有しておく
- 「山田様」→ 伏せる
- 「お客様」「ご担当者様」→ 伏せなくてよい（個人を指さない）
- 「株式会社〇〇」→ 取引先なら伏せる
このような具体例を5つほど配るだけで、迷いが大きく減ります。
3. 置き換えを手作業にしない
長いメールから名前や電話番号を一つずつ探して置き換えるのは、手間も見落としも出ます。
道具に任せるのが確実です。
4. 個人の無料アカウントで使わせない（シャドーAI対策）
会社が何も決めないと、社員は自分の無料アカウントでこっそり使い始めます（いわゆる「シャドーAI」）。無料版は入力が学習に使われる設定のことがあり、会社からは何を貼ったか見えません。
「使ってよいサービス」と「学習に使わせない設定」を一つ決めて配ると、こっそり使う理由がなくなります。
5. 外注先・委託先のAI利用も決めておく
社内で気をつけていても、データを預けた外注先が個人のAIに貼ってしまえば同じことです。
実際に2026年8月、全国健康保険協会（協会けんぽ）兵庫支部は、委託先の作業者が許可されていない個人利用の生成AIに、保健指導の対象者の個人情報を誤ってアップロードしたと公表しています（すぐに削除され、外部への流出は確認されていないとのこと）。ほかの公表事例は生成AIの情報漏洩事例と対策にまとめています。
小さな会社でも、次の3つを決めておけば十分です。
- 個人情報を渡す外注先には、ひな形の6番を契約書かメールで伝える
- 外注先が生成AIを使うなら、どのサービスを・どの設定（学習に使わせない設定）で使うかを聞いておく
- 渡すデータは、作業に要らない名前や番号を先に伏せ字にしてから渡す
置き換えを自動にする方法
私たち（合同会社mico）は、この置き換えをブラウザの中だけで行う無料の道具「AI伏せ字」を作りました。
- 文章を貼ると、氏名・会社名・住所・電話・メール・生年月日・マイナンバー・口座番号などを [氏名1] のような伏せ字に置き換えます
- AIの答えを貼ると、伏せ字を元の名前に戻します
- 「お客様」「皆様」のような、人の名前ではない言葉は伏せません
- 文章は外部に送信しません
インストール不要の体験ページ：こちら
Chrome拡張機能：Chromeウェブストア
※ 判定は機械的なルールなので、見落としがありえます。AIに送る前に、伏せ字の文章を目で確かめてください。
社員の側から「会社のパソコンで ChatGPT を使うと何が記録される？」と聞かれたときの説明は、こちらにまとめています：ChatGPTを会社で使うとバレる？
国の指針（総務省・経済産業省の AI事業者ガイドライン）で、AIを使う会社に何が求められているかは、こちら：AI事業者ガイドラインの「AI利用者」とは？
税理士・社労士・弁護士・医療など、守秘義務のある事務所でのルールづくりは、こちら：生成AIと守秘義務
まとめ
- 決めるべきなのは「AIを使うか」ではなく「何を貼るか」
- ひな形の2番（入れてはいけない情報）と3番（伏せ字に置き換える）が中心
- 置き換えは道具に任せると、ルールが続く
社内ルールのひな形は、自由にコピーして使ってください。